Вам нужна не только касса
Для чего касса? В первую очередь для соблюдения закона № 54-ФЗ, и сам по себе кассовый аппарат не решает эту задачу.
Что нужно помимо кассы:
- Фискальный накопитель (ФН). Хранит данные о кассовых операциях;
- Оператор фискальных данных (ОФД). Отправляет в налоговую сведения о продажах;
- Товароучетный сервис (или другой источник номенклатуры). Отправляет на кассу названия товаров, цены, систему налогообложения и другие данные;
- Кассовая программа. Совершает кассовые операции и сообщает о них ОФД.
Изучая предложения арендодателей, внимательно смотрите, что входит в кассовый комплект, а что нет. Порой в рекламе цену указывают только за аппарат, поэтому на первый взгляд предложения кажутся сверх выгодными — от 900 ₽ в месяц.
Ценник получится выше и вот почему.
Что влияет на стоимость аренды
Срок аренды. В рекламе арендодатели часто указывают цену, которая действует при оплате годовой аренды. Если хотите взять кассу на несколько месяцев, стоимость в пересчете на месяц может увеличиться.
Например, ландшафтное бюро продает растения с апреля по сентябрь. При аренде на год бюро заплатит условно 20 000 ₽ (1 667 ₽ в месяц), но при аренде на пять месяцев аренда составит не 8 335 ₽ (1 667 х 5), а больше.
Технические характеристики кассы. Дешевле арендовать мобильные кассы, нежели стационарные. Всё дело в возможностях разных моделей.
Мобильная касса легкая, компактная и может работать без подзарядки до 48 часов. Но уступает стационарной кассе в скорости печати, диагонали экрана и количестве портов для подключения периферии — сканера, весов или банковского терминала. Потому стоимость аренды может отличаться в полтора-два раза.
Условия тарифа. Вы уже знаете, что кроме кассы нужны ФН, подключение к ОФД и сервис для работы с номенклатурой и кассой. Большинство арендодателей включают всё это в разные тарифы.
Например, самый дешевый тариф — это «голая» касса. На более дорогом тарифе вы получаете ФН, ОФД и ПО. А на премиальном — автоматический товароучет или другие полезные возможности.
Так сколько стоит аренда
Допустим, мы выбрали самый доступный тариф — 900 ₽ в месяц. При оплате за год выходит 10 800 ₽. Возможно, нам придется докупить и другие составляющие, если их нет в нашем тарифе.
Фискальный накопитель, 7 000-8 000 ₽ за ФН на 15 месяцев. Когда ваше предприятие активирует ФН, кто-то другой уже не имеет права его использовать. А значит, арендодатель не сможет передать ваш ФН в аренду другой компании после окончания вашего договора.
Уточните у арендодателя, на каких условиях оплачивается ФН, он может входить в тариф, а может стать отдельной строкой расходов.
Оператор фискальных данных, около 3 000 ₽ в год. Такую сумму придется заплатить оператору напрямую, если выберите тариф аренды, который не включает ОФД.
Программное обеспечение (ПО), 1 200-5 500 ₽ в год. Программное обеспечение — это источник номенклатуры для кассы и кассовая программа.
Источником номенклатуры служит электронный каталог ваших товаров, услуг или блюд. В нем есть наименования, цены и другие данные. Эту информацию получает через интернет кассовая программа, установленная на кассе. Она печатает в чеке нужные реквизиты и передает информацию о продажах ОФД.
Спросите арендодателя, получите ли необходимый софт вместе с кассой или нужно платить за это отдельно.
Итог. Расходы на ФН, ОФД и ПО составят 11 200-16 500 ₽ в год, если они не включены в ваш тариф. Прибавляем годовую аренду кассы 10 800 ₽, которую посчитали в начале. Выходит от 21 996 до 27 300 ₽ в год, а в пересчете на месяц — от 1 833 до 2 275 ₽.
А что, если купить
При покупке кассы будут те же расходы — на ОФД, ФН и софт, то есть 11 200-16 500 ₽ в год.
Добавляем затраты на саму онлайн-кассу.
Стоимость аппарата зависит от производителя, скорости печати, количества разъемов под периферийное оборудование, от диагонали экрана, процессора и много чего еще. Цены за кнопочные модели начинаются от 3 900 ₽, а на кассы с сенсорным экраном — от 11 400 ₽.
В разговоре про аренду мы приводили в пример мобильную кассу. Купить ее можно примерно за 13 900 ₽. В сумме с ОФД, ФН и ПО получаем от 25 100 до 30 400 ₽ в год.
Ценник может стать ниже, если следить за акциями. Например, мобильную кассу MSPOS‑K можно получить за 10 400 ₽ в готовом комплекте для соблюдения закона № 54-ФЗ.
Итог. Видим, что две итоговые суммы за год очень близки: при аренде потратите 21 996-27 300 ₽, а при покупке 25 100-30 400 ₽ и дешевле, если по акции.
Плюсы и минусы арендованной и купленной кассы.
| Аренда | Покупка |
|---|---|
| Плюсы: | |
| Выгоднее, если бизнес открыли на один сезон или у стартапа неясное будущее | За кассу нужно заплатить только один раз, и она ваша на много лет вперед |
| Нет проблем с регистрацией и фискализацией кассы, чаще арендодатель берет это на себя | Можно существенно сэкономить, если кассу и всё остальное брать в одной компании и по акции |
| Если касса неисправна, ее заменят и ваша торговля не остановится | В случае поломки кассу можно отремонтировать по гарантии, а иногда и получить подменную кассу на время ремонта |
| Минусы: | |
| Аренда обходится дороже, чем принято думать, из-за дополнительных трат на ФН, ОФД или ПО | Регистрировать кассу в налоговой нужно самому, если хотите сделать это бесплатно (а можно заказать услугу за деньги) |
| С каждым годом придется платить за аренду столько же или больше, ведь цены постоянно растут | Вся сумма на покупку понадобится сразу, впрочем, кассу можно купить и в рассрочку |
Как работает эквайринг
Продажа за наличные — это сделка между продавцом и покупателем, за ней со стороны наблюдает налоговая. Касса подсчитывает сумму покупки и выдает фискальный чек — подтверждение, что продавец получил деньги и отчитался за них в налоговой. Фискальный чек подтверждает, что все три стороны получили, что хотели.
Фискальный чек. На нем указаны список покупок, реквизиты кассы и QR-код, по которому покупатель может проверить, ушел ли чек в налоговую. Так выглядит фискальный чек. На нем указаны список покупок, реквизиты кассы и QR-код, по которому покупатель может проверить, ушел ли чек в налоговую.
Продажа по карте — это такая же сделка, как с наличными, но в ней участвует посредник — эквайер. Им выступает банк или платёжная система. Чтобы формализовать такую сделку, нужно дополнительное оборудование — банковский терминал, при оплате через интернет его заменяет платёжный шлюз. Все действия участников регулируются Положением ЦБ.
Терминал считывает информацию с карты клиента и посылает запрос в банк, чтобы снять сумму покупки. При оплате в интернет-магазине клиент перенаправляется на защищённый платёжный шлюз — отдельную страницу со специальным интерфейсом для ввода сведений о карте.
В обоих случаях банк списывает деньги с карты клиента и зачисляет на счёт продавца. Если сделка прошла успешно, продавец и покупатель получают слип-чек. Он подтверждает, что банк списал деньги клиента на счёт продавца.
Так выглядит слип — чек от банка. На нем указаны данные карты клиента и сумма, которую он заплатил.Так выглядит слип — чек от банка. На нем указаны данные карты клиента и сумма, которую он заплатил.
Иногда фискальный чек и слип печатают на одном чеке, но это разные документы: фискальными занимается налоговая, а слипами — банк. Важно понимать, что слип-чек не заменяет кассовый — последний выдают дополнительно (п.3.1 Положение Банка России № 266-П).
Виды эквайринга
Для разного эквайринга нужно разное оборудование и ПО.
- Торговый эквайринг — приём безналичных платежей на точке. Нужен стационарный банковский терминал, подключенный к интернету и электросети.
- Мобильный эквайринг — прием платежей на выездах, курьерским службам. Нужен портативный терминал, кардридер, подключенный к смартфону, либо сервис на смартфоне.
- Оплата по QR-коду — вариант бесконтактной безналичной оплаты. Нужно сформировать и распечатать графический код для оплаты.
- Интернет-эквайринг — оплата картой в интернет-магазине и на любом сайте. Физическое оборудование для приема таких платежей не требуется.
Плюсы эквайринга
Если коротко — вы получите больше выручки, сэкономите на инкассации и вас будет сложнее обокрасть.
Эквайринг помогает увеличить чек. Платежи по карте вызывают меньше негативных эмоций, даются легче и быстрее забываются — в итоге люди тратят больше.
Эквайринг помогает удержать клиентов. Если товар не уникален, клиенту проще найти другое место, где принимают карты, чем снять деньги и вернуться с наличными.
Электронные деньги помогают проводить продажу быстрее. Кассирам не приходится проверять фальшивые ли банкноты, считать сдачу и извиняться, если в кассе нет размена. Так эквайринг помогает ускорить обслуживание.
Эквайринг помогает реже инкассировать. Если часть продаж проходит с безналичной оплатой, вам не придётся считать, хранить и охранять наличные.
Минусы эквайринга
Минус эквайринга в том, что за него нужно платить: комиссии, обслуживание, интернет.
За каждую операцию придётся платить комиссию. Это значит, что с каждых ста рублей, которые вы могли бы получить от покупателя, вы заплатите банку 1,5-2 ₽ за услуги.
Для работы понадобится банковский терминал. Его можно купить или взять в аренду, но в любом случае это требует трат. Даже если банк обещает бесплатную аренду аппарата, скорее всего, вы всё равно её оплатите через скрытые платежи.
Иногда банковские терминалы ломаются. Если вы купили аппарат, придётся разбираться с сервисным центром, если взяли в аренду — с банком. Пока пинпад в ремонте, магазин теряет покупателей, которые по привычке пришли только с картой.
Необходимо подключить интернет. Если ваша касса работает через мобильный интернет или кабель, то для банковского терминала вопрос с интернетом нужно решать заново: покупать новую симку или кабель — или вай-фай роутер, чтобы раздать интернет на все устройства.
Источники:
